Les devis se préparent le soir, les factures attendent et les documents du comptable sont encore éparpillés ? Avant de tout changer, commencez par identifier les tâches qui reviennent chaque semaine.
1. Préparer et envoyer les devis
Un devis reste parfois en attente parce qu’il manque une référence, une quantité ou un prix. Regroupez ces informations dans un seul dossier. Une secrétaire indépendante peut ensuite préparer le document à partir des éléments que vous lui transmettez.
2. Garder le fil de la facturation
Prévoyez un point régulier sur les prestations à facturer et les documents envoyés. Un tableau simple peut indiquer le client, la référence, la date d’envoi, l’échéance et le règlement reçu.
3. Suivre les règlements et les relances
Une fois les paiements vérifiés, vous pouvez distinguer les factures réglées, celles dont l’échéance approche et celles à relancer. Déléguer ce suivi permet de garder une trace des échanges et des prochaines actions.
4. Rassembler les pièces pour le comptable
Factures d’achats, justificatifs et documents demandés par le cabinet : choisissez un emplacement commun et une règle de classement. Votre interlocuteur administratif peut collecter et organiser les pièces, puis les transmettre au cabinet.
5. Préparer les dossiers de chantier
Un client ou un donneur d’ordre réclame des attestations et des assurances ? Tenez un dossier avec les documents disponibles et leurs échéances. Pour un dossier RGE ou un appel d’offres, faites le point sur les pièces et les dates à respecter dès le départ.
Par quoi commencer ?
Pendant une semaine, notez les tâches administratives que vous repoussez, le temps passé et les informations nécessaires. Choisissez ensuite une première mission clairement définie. Il est souvent plus facile de commencer par quelques tâches que de déléguer toute sa gestion d’un coup.
Avec AD’Secrét38, nous identifions les priorités et le rythme adapté à votre entreprise. J’interviens à distance et sur site dans le Nord-Isère et l’Est lyonnais.
